Communication : emails automatiques et manuels (NOUVEAU)

    CETTE FONCTIONNALITÉ EST ENCORE EN BÊTA ET PEUT ÊTRE MODIFIÉE.

    Introduction

    Le centre de messagerie est l'endroit à partir duquel vous pourrez configurer des événements, auxquels vous pourrez associer un message préalablement rédigé, afin de permettre son envoi automatique. Une fois que vous avez créé vos modèles (templates) dans la section ci-dessous, vous pouvez choisir de les configurer pour un envoi automatique ou de les envoyer manuellement depuis d'autres sections.


    ☞ Docs: ZaK - Templates: your text models


    Envoi automatique - Création d'événements


     Tout comme la section des modèles, cette section apparaîtra vide, et tous les événements à créer seront affichés ici.




     En cliquant sur le bouton d'engrenage dans le coin supérieur droit, vous pouvez choisir la langue de secours, c'est-à-dire la langue dans laquelle l'e-mail sera envoyé en cas d'absence de traduction disponible dans la nationalité du client. Il est donc conseillé de le régler sur l'anglais !



    La première étape pour configurer l'envoi automatique de messages consiste à créer un événement, avec certaines conditions, que ZaK surveillera pour envoyer automatiquement le message associé une fois que les conditions de l'événement seront remplies.

    Tout d'abord, cliquez sur le bouton "Ajouter un nouvel événement" dans le coin supérieur droit. Une fenêtre s'ouvrira où vous pourrez décider :
    - Nom de l'événement 
    - Type d'événement 
    - Le message associé La logique de correspondance 
    - Exigences de l'événement





     Types d'événements

     types d'événements, et différents paramètres correspondent à chacun. Les différents types sont :


    • Modèles de niveau de réservation :
      • Nouvelle réservation - Lorsque vous recevez une nouvelle réservation
      • Enregistrement/départ effectué - Lorsque l'enregistrement/le départ est effectué dans le cadre d'une réservation
      • Option/offre expirée - Lorsqu'une réservation avec option/offre expire
      • Changement de statut de la réservation - Si une réservation subit un changement de statut (confirmée, annulée, etc.)
      • Option/offre expirant dans x jours - Lorsqu'il reste X jours avant l'expiration d'une réservation d'option/offre
      • Enregistrement/départ dans x jours - Lorsqu'il reste X jours avant l'enregistrement
      • Enregistrement/départ après x jours - Lorsque X jours se sont écoulés depuis l'enregistrement/le départ
      • Réservation créée après x jours - Lorsque X jours se sont écoulés depuis la création de la réservation
    • Modèles pour les documents fiscaux :
      • Émission d'un document fiscal - Lorsqu'un document fiscal est émis
      • Émission d'un document fiscal pour une réservation - Lorsqu'un document est émis pour une réservation
    • Modèles de paiement génériques :
      • Paiement entrant dans x jours - Lorsqu'il reste X jours avant un paiement prévu
      • Paiement reçu - Lorsqu'un paiement est enregistré
      • Paiement manquant - Lorsqu'un paiement n'est pas reçu
      • Paiement manqué après x jours - Lorsqu'un paiement est toujours attendu après X jours
    • Modèles de paiement avec réservation :
      • Paiement reçu pour une réservation - Lorsqu'un paiement lié à une réservation est enregistré
      • Paiement manquant pour une réservation - Lorsqu'une réservation n'est pas payée au moment du départ
      • Paiement entrant lié à une réservation dans x jours - Lorsqu'il reste X jours avant un paiement attendu dans une réservation
      • Paiement manqué lié à une réservation après x jours - Lorsqu'un paiement est toujours attendu après X jours à compter du départ
    • Modèles pour les demandes de devis zCrm :
      • Demande de devis zCrm - Lorsque vous recevez une demande sur zCrm
    • Modèles pour l'envoi de devis zCrm :
      • Devis zCrm - Lorsque vous envoyez un devis depuis zCrm
      • Devis zCrm vendu - Lorsqu'un client accepte un devis et procède à la réservation


    Une fois que vous avez choisi le type d'événement, vous pouvez passer à la sélection des paramètres. Vous pouvez définir plus d'une exigence, et vous pouvez décider si déclencher l'événement dans l'un des deux cas possibles : 
    •  Toutes les exigences sont remplies 
    • Si seulement l'une des exigences est remplie




    Par exemple, avec l'événement créé dans les images ci-dessus, le message nommé "test" sera envoyé si, lors de la réception d'une nouvelle réservation, elle remplit tous les critères suivants :

    • La réservation est soit Confirmée, en Option, ou en Offre ;
    • Le type de séjour est soit Bed & Breakfast (B&B) ou Demi-pension ;
    • La réservation provient soit de la Réception en ligne ou du Gestionnaire de canaux.

     Attention !!! Configurer plusieurs paramètres qui sont incohérents les uns avec les autres entraînera l'envoi du message !!!



    Envoi manuel

    Le nouveau centre de messagerie implique l'ajout d'une nouvelle fonctionnalité dans plusieurs sections de ZaK :


    Vous pouvez trouver cette icône dans 5 sections de ZaK : 
    - Dans le résumé à gauche dans les détails de la réservation 
    - Dans la section Finance > Paiements, accessible depuis chaque transaction 
    - Dans la section Finance > Documents, récupérable depuis chaque document 
    - Dans la section Demandes zCrm, disponible pour toutes les demandes sans devis auxquelles vous n'avez pas répondu - Dans la barre supérieure dans le détail d'un devis zCrm

    En appuyant sur le bouton dans l'une des sections susmentionnées, vous serez invité à choisir à partir de quel canal de messagerie vous souhaitez communiquer (e-mail, SMS, WhatsApp).


    Ensuite, la fenêtre d'envoi de message, intégrée au nouveau système de modèles de texte, s'ouvrira. La fenêtre ressemble à ceci :




    En haut apparaît une boîte avec les coordonnées du client.


    À gauche, vous trouverez tous les messages pré-écrits dans le système (filtrables par langue et catégorie), ainsi qu'un bouton pour écrire librement si vous ne souhaitez pas utiliser un modèle de texte.


    Enfin, à droite, vous avez un aperçu du message que vous vous apprêtez à envoyer, avec la possibilité de modifier son sujet, son texte et sa langue (dans le cas où il s'agit d'un modèle de texte avec plusieurs traductions disponibles). 


    Vous pouvez également créer une nouvelle traduction à la volée pour l'un des modèles déjà existants, simplement en choisissant la nouvelle langue dans laquelle vous souhaitez envoyer le message.


    Envoyer un message à partir de cette interface est aussi simple que de sélectionner le message que vous souhaitez envoyer, la langue dans laquelle l'envoyer, et de cliquer sur "ENVOYER".



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