Algunas OTAs pueden pedir a los hoteleros que quieran vender sus habitaciones en sus portales que asgnen una determinada cantidad de habitaciones exclusivamente para ellos, a cambio de una mayor visibilidad online.
El allotment es la cantidad de habitaciones (muchas, de ahí la palabra) que la propiedad debe reservar para la venta exclusiva en ese portal.
Generalmente, los acuerdos de asignación también tienen una Liberación: que es una fecha acordada o un período de tiempo cercano a la fecha de hoy (los próximos X días a partir de hoy) en el que el cupo asignado caduca. Por lo que cesa el contrato de exclusividad y si la OTA no pudiera vender las habitaciones dentro de ese plazo (establecido en el contrato) tendrá que ceder el cupo de habitaciones no vendidas al inmueble, para que pueda intentar venderlas directamente o a través de otros canales.
La apertura o cierre de la disponibilidad del allotment es gestionada directamente por los portales y no puede ser modificada por el channel manager. Esto significa que incluso si WooDoo Channel Manager envía disponibilidad = 0 o cierre = Verdadero, el canal continuará vendiendo la disponibilidad asignada (a menos que el portal mismo la haya vendido previamente).
☞ Docs: Qué es un Channel Manager?
＠ Web: ¿Qué es un Allotment?
Por lo general, la disponibilidad del cupo es la primera que se reduce o agota después de que ingresa una reserva. Si, por ejemplo, tienes 3 habitaciones dobles, una de las cuales está asignada al cupo del portal X, y se realiza una reserva en este portal, la disponibilidad bajará a 2 y la asignación se agotará. En este ejemplo, cuando se agota la disponibilidad para ese período, la habitación también se cerrará en el portal X. Si, por el contrario, ingresan reservas directas o de otros portales (pero no del portal X) y ocupan los 3 dobles disponibles, el cupo en el portal X se mantendrá incluso aunque la disponibilidad está cerrada por el channel manager, es decir: el portal X continuará vendiendo la habitación asignada al cupo!
Nota: el allotment es un acuerdo que el hotelero hace con el portal OTA. ¡No conocer las condiciones puede causar overbooking! Se debe obtener información detallada del soporte de OTA.
Gestión de Allotments
Si utilizas portales (como Expedia, Agoda, WHL ...) que ofrecen habitaciones en asignación, la única forma de asegurarse de que no habrá overbooking debido a este acuerdo es respetarlo: es decir, reducir la disponibilidad en WooDoo excluyendo la disponibilidad que le hayas dado en la asignación al portal.
Para ello puedes disminuir la disponibilidad de todas las habitaciones que vendes en el portal (y disminuirla en el mismo valor para todos los tipos) actuando en el siguiente apartado:
↳ Enlace útil: Woodoo > Channel Manager > Ajustes
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Por ejemplo, si tienes 10 dobles y 5 superiores en Expedia y has acordado con el portal un cupo en cada uno de las dos tipologías, puedes establecer una disminución de 1 para el canal de Expedia en el cuadro "Configuración de los Canales". Esta disminución se aplicará a ambos tipos de habitaciones.
Si, por otro lado, el cupo es solo para una de las tipologías, puedes establecer la disminución utilizando una habitación virtual creada específicamente para la conexión a ese canal (por lo tanto, debe establecerse como "Solo WooDoo", es decir, solo utilizable por el Channel Manager y no visible en la recepción online):
☞ Docs: WooDoo - Habitaciones Virtuales
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NOTA: recuerda configurar estas habitaciones como 'Solo WooDoo': ¡las habitaciones solo WooDoo se marcan con un icono de águila roja!
Consejo inteligente: si la habitación dedicada a un canal debe tener el mismo precio y las mismas restricciones que la habitación principal con disponibilidad total, puedes crear un anclaje:
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