ZaK F.A.Q. - Come richiedere il Check-in Online all'ospite?

Se desideri che i tuoi ospiti compilino il Check-in Online prima di arrivare in struttura, allora occorre inviargli il modulo apposito! Puoi inviare il nostro template di prenotazione confermata oppure puoi crearne uno personalizzato, che contenga al suo interno il link al check-in online.

Vediamo insieme come procedere!

Creazione del template

Puoi creare e personalizzare il tuo template dalla sezione sottostante, con l'aiuto anche della relativa documentazione. Qui, cliccando sul bottone AGGIUNGI NUOVO TEMPLATE puoi creare un nuovo modello a tuo piacimento. Oppure cliccando sull'icona con i due quadratini neri, puoi creare una copia del nostro template di default e poi modificarla:

↳ Link utile: ZaK > Impostazioni > Templates

☞ Docs: ZaK - Templates: i tuoi modelli di testo

All'interno del template, puoi utilizzare la parola chiave "checkin" per inserire nel testo il link che automaticamente rimandi al Check-in Online. Vedrai però che questa parola chiave è presente due volte. La prima è con registrazione dell'utente, mentre la seconda è senza registrazione, come indicato tra parentesi:

Vediamo insieme la differenza tra le due!

1. CHECK-IN ONLINE SENZA REGISTRAZIONE

Utilizzando la parola chiave "checkin" senza registrazione, significa che l'ospite riceverà un'email con il link per il check-in online. Cliccando su questo link, verrà immediatamente reindirizzato alla pagina in cui inserire i propri dati personali:

Pertanto questa è la via più rapida e semplice, in quanto l'ospite non deve far altro che cliccare sul link e compilare le informazioni richieste.

Tuttavia questo non è sempre possibile, motivo per cui abbiamo introdotto anche un check-in online in cui è necessaria un'autenticazione da parte dell'ospite prima di poter procedere. Parliamo di questo nel punto sottostante.

2. CHECK-IN ONLINE CON REGISTRAZIONE DELL'UTENTE

Nel caso tu voglia inviare il link al check-in online anche alle prenotazioni provenienti da Booking.com, allora occorre utilizzare questa parola chiave. Booking.com, infatti, per questioni di sicurezza "spezza" il nostro link del check-in online, che di conseguenza non risulta cliccabile. Quindi, per evitare ciò, è necessario rendere il link più sicuro, richiedendo all'ospite di inserire dei dati "unici". Per questo motivo i parametri richiesti non possono essere pre-compilati da ZaK, bensì è necessario che sia l'ospite stesso ad inserirli.

Pertanto se utilizzi questa parola chiave con registrazione, quando l'ospite cliccherà sul link dovrà prima autenticarsi compilando i seguenti campi, poi potrà accedere al check-in online:

Specifichiamo che ZaK non controlla l'esattezza di tutti questi campi, bensì cerca solo di comprendere se si tratta di un cliente reale. Per esempio l'ospite può sbagliare ad inserire il nome, ma se il codice prenotazione e l'email sono corretti allora potrà procedere ugualmente.

Ad ogni modo, tutti questi dati sono contenuti nell'email che gli invii, quindi l'ospite potrà facilmente recuperarli lì. Ti consigliamo quindi di inserire anche il codice prenotazione (es: AS-0034) nel template che invii all'ospite, così che possa trovare anche quel dato.

Una volta pronto il template con il link al check-in online, puoi scegliere se inviarglielo manualmente o se abilitarne l'invio automatico.

Invio manuale del template all'ospite

Se desideri procedere manualmente, occorre accedere al dettaglio della prenotazione e recarsi alla sezione MESSAGGISTICA. Qui, clicca sulla bustina per inviare un messaggio all'ospite:

Ora alla voce "Template" scegli il messaggio da inviare (ovviamente quello in cui hai inserito il link per il check-in) e clicca su INVIA:

Invio automatico del template all'ospite

Se invece preferisci che faccia tutto ZaK, allora puoi abilitare l'invio automatico dalla sezione sottostante, con l'aiuto anche della relativa documentazione:

↳ Link utile: ZaK > Impostazioni > Messaggi

☞ Docs: ZaK - Messaggi: email automatiche e manuali

In questo modo, quando una prenotazione entrerà come confermata ZaK invierà il template da te scelto, contenente il link per il check-in.

Se preferisci, puoi anche procedere utilizzando due template diversi:

- crea un template con il link CON registrazione e abilitalo solo per le OTA (icona arancione), così da risolvere il problema di Booking

- crea poi un template con il link SENZA registrazione e abilitalo per le prenotazioni non provenienti dalle OTA (icona blu e rosa), in modo che a loro non venga richiesta l'autenticazione.

Ovviamente non sei costretto ad abilitare l'invio automatico per le prenotazioni create come confermate. Puoi anche creare un template apposito per richiedere il check-in online ed abilitarne l'invio, per esempio, 3 giorni prima dell'arrivo:

Il template di prenotazione confermata è il più utilizzato generalmente, ma sei libero di personalizzare i messaggi come più preferisci e scegliere tu stesso come gestirne l'invio ai tuoi ospiti!

Cosa verificare in caso di problemi

Elenchiamo a seguire alcuni possibili motivi in caso l'ospite riscontrasse problemi durante il compilamento del Check-in Online:

• Utilizzo di Browser meno popolari (ad esclusione quindi di Chrome, Firefox, Safari, Edge)

• Aggiornamento del Browser da effettuare
  

• Problemi di connessione alla Rete Wi-Fi

• Problemi di connessione 4G

• Necessità di svuotare la Memoria Cache e i Cookie nel proprio Browser