Alcune OTA possono chiedere alle strutture ricettive che vogliono vendere le proprie camere sui loro portali di riservare ad esse in esclusiva un certo numero di camere, a fronte di una maggiore visibilità online.
L'Allotment è la quantità di camere (un lotto, da qui la parola "allotment") che la struttura dovrebbe riservare alla vendita esclusiva su quel portale.
Generalmente gli accordi di allotment hanno anche una Release: cioè una data concordata o un periodo di tempo in prossimità della data odierna (i prossimi X gg da oggi) nel quale l'allotment decade, ovverossia l'accordo di esclusività cessa e qualora l'OTA non fosse riuscita a vendere le camere entro tale periodo (stabilito nel contratto) dovrà cedere il lotto di camere invendute alla struttura ricettiva, perché possa provare a venderle direttamente o su altri canali.
L'apertura e la chiusura delle disponibilità in allotment vengono gestite direttamente dai portali e non possono essere modificate dai channel manager. Questo significa che anche se il Channel Manager WooDoo invia disponibilità=0 o chiusura=True, il portale di prenotazione continua comunque a vendere la disponibilità in allotment (a meno che non sia stata precedentemente già venduta dal portale stesso).
☞ Docs: Che cos'è un Channel Manager
＠ Web: Cos'è l'Allotment
Generalmente la disponibilità in allotment è la prima ad essere scalata a seguito di una prenotazione. Se per esempio si hanno 3 doppie di cui una in allotment sul portale X ed entra una prenotazione da questo portale, la disponibilità diventa 2 e l'allotment viene consumato. In questo esempio, quando poi finisce la disponibilità per quel periodo la camera viene chiusa anche sul portale X. Se invece entrano prenotazioni dirette o prenotazioni da altri portali (ma non dal portale X) che occupano tutte e 3 le doppie disponibili, l'allotment su questo portale resta. Seppure la disponibilità viene chiusa dal channel manager, il portale X continua a vendere la camera in allotment!
N.B. L'allotment è un'accordo che l'albergatore stringe direttamente con il portale OTA. Non conoscerne le caratteristiche può essere causa di overbooking. È bene informarsi con cura rivolgendosi al supporto dell'OTA.
Come gestire l'allotment
Se utilizzi portali (come Expedia, Agoda, WHL...) che prevedono camere in allotment, l'unico modo per essere sicuri di non subire overbooking a causa dell'allotment è rispettarlo: cioe' ridurre la disponibilità in WooDoo escludendo la disponibilità che si è ceduta in allotment al portale.
Per farlo puoi decrementare le disponibilità di tutte le camere che vendi sul portale (e decrementarla dello stesso valore per tutte le tipologie) agendo nella sezione Channel Manager > Configurazioni.
↳ Link utile: WooDoo > Channel Manager > Configurazioni
Se ad esempio su Expedia hai 10 Doppie e 5 Superior e hai concordato con il portale un allotment su ciascuna delle due tipologie, puoi impostare in questa sezione, nel box "Impostazioni dei canali", un decremento di 1 per il canale Expedia: questo decremento verrà applicato ad entrambe le tipologie di camera.
Se invece l'allotment fosse su una sola delle due tipologie, puoi impostare il decremento utilizzando una camera virtuale creata appositamente per la connessione al relativo canale (dovrà essere quindi settata come "WooDoo only", cioè utilizzabile solo sul channel manager e non visibile sul tuo sito):
☞ Docs: WooDoo: le camere virtuali
NB: ricordati di impostare le camere ad uso esclusivo dei canali come "WooDoo Only": le camere WooDoo only sono contrassegnate dall'iconcina dell'aquila rossa!
Consiglio furbo: se la camera dedicata ad un canale deve avere lo stesso prezzo e restrizioni della camera madre con disponibilità piena, puoi creare degli ancoraggi