WB Knowledge Base - ¿Cómo puedo gestionar reservas pendientes o situaciones de sobreventa?

Una reserva sin habitación asignada o una alerta en el sistema no implican necesariamente una sobreventa o un error. En ZaK, estas situaciones pueden deberse a distintos escenarios, por lo que es importante diferenciar entre reservas pendientes, estancias discontinuas y overbookings.

¿Qué es una reserva pendiente?

Una reserva pendiente es aquella que no tiene una habitación física asignada. La reserva bloquea disponibilidad (ya que se conoce el tipo de habitación), pero en el Planner se mostrará una alerta (“Asigna una habitación”) y la reserva se visualizará de forma transparente.

Las reservas pendientes pueden tener distintos orígenes, siendo uno de los más comunes las estancias discontinuas.

¿Qué es una estancia discontinua?

Una estancia discontinua ocurre cuando existe disponibilidad para todo el período de la reserva dentro de una tipología, pero no en una misma unidad física.

Es decir, el sistema detecta disponibilidad general, pero no puede asignar automáticamente una habitación concreta para toda la estancia.

Estas reservas son siempre reservas pendientes, con la diferencia de que no aparecen en el Planner (ni en zView). Sin embargo, sí se mostrará la alerta correspondiente (“Asigna una habitación” + “Estancias discontinuas”).

Este escenario no representa necesariamente una sobreventa, sino una necesidad de intervención manual en la organización del calendario del alojamiento.

¿Qué es un overbooking?

Un overbooking (sobreventa) ocurre cuando existen más reservas confirmadas que unidades disponibles para una tipología en una o más fechas.

A diferencia de las estancias discontinuas, en este caso no existe disponibilidad real suficiente, incluso reorganizando las reservas sin modificar los tipos de habitación.

¿Dónde se pueden visualizar estas situaciones?

ZaK dispone de distintas secciones para identificar estos casos:

En Home > Tareas Importantes, se muestran alertas relacionadas con reservas pendientes, estancias discontinuas y overbookings (entre otras avisos) cuando afectan fechas dentro de los próximos 7 días.

En Reservas > Info General, es posible consultar una lista completa de estos casos ( y más) desde la fecha actual en adelante, sin limitación de días.

Estas herramientas permiten detectar y priorizar las acciones necesarias según la urgencia de cada situación.

¿Cómo actuar en cada caso?

Reservas pendientes por estancias discontinuas

En la mayoría de los casos, estas situaciones pueden resolverse mediante una reorganización manual de las reservas existentes. Esto implica:

Revisar la asignación actual de habitaciones en el Planner.
Reubicar reservas existentes dentro de la misma tipología.
Liberar una unidad continua para poder asignarla a la reserva pendiente.
Una vez realizada la reorganización, la reserva podrá asignarse correctamente y dejará de estar pendiente.

Las estancias discontinuas no siempre pueden evitarse por completo, pero mantener un Planner organizado es la forma más efectiva de prevenirlas.

Reservas pendientes (otros casos)

Si la reserva no corresponde a una estancia discontinua, se recomienda:

Verificar la disponibilidad real en las fechas de la reserva.
Revisar posibles bloqueos o restricciones.
Confirmar que la tipología tenga unidades disponibles.
Asignar manualmente la reserva a la habitación física correspondiente.

Situaciones de overbooking

Cuando se confirma una sobreventa real, será necesario tomar acciones operativas, tales como:

Reubicar reservas en otras tipologías disponibles.
Gestionar cambios manuales en la asignación.
Evaluar soluciones externas según la operativa del establecimiento.
Analizar el origen o causa del overbooking en caso de requerir acciones correctivas.

Principales causas de overbookings

El uso de un sistema de gestión es fundamental para la organización del alojamiento, pero no garantiza la ausencia total de sobreventas no intencionales. Algunas de las causas más frecuentes son:

Uso del Modificador de Disponibilidad.
Eliminación de habitaciones físicas o tipologías del sistema.
Uso de Superproductos.
Errores en el mapeo de productos en el Channel Manager.
Creación de dos o más reservas en simultáneo (o con pocos minutos de diferencia) desde distintas plataformas.
Canales no actualizados debido a errores de actualización pendientes.
Cancelación o edición manual de reservas OTA en ZaK, lo que genera la desincronización de calendarios.
Outages en la OTA.