Si deseas que tus huéspedes hagan su Check-in antes de llegar a la propiedad, ¡debes enviarles el formulario específico! Puedes enviarles una plantilla de reserva confirmada predefinida o crear tu propia plantilla personalizada con un enlace al check-in online.
A continuación te contaremos cómo proceder.
Creación de una plantilla
Puedes crear y personalizar mensajes para enviar e-mails desde la sección Plantillas con ayuda de la documentación específica (enlaces directos debajo).
En esta sección, al hacer clic en AÑADE NUEVA PLANTILLA, podrás proceder. O al hacer clic en el ícono de copiar, podrás crear una copia de una plantilla y luego editarla:
☞ Docs: ZaK - Plantillas
Dentro de la plantilla, puedes usar la clave "checkin" para agregar un enlace en el texto que redirija al usuario automáticamente al Check-in Online.
Te encontrarás con que esta clave está disponible dos veces. La primera es con registro de usuario y la segunda, sin (como se indica entre paréntesis):
Veamos la diferencia entre ellos.
Check-in Online SIN registro
El uso de la palabra clave "checkin" sin registro significa que el huésped, al hacer clic en el enlace que le llegará por correo electrónico, será redirigido inmediatamente a la página para ingresar sus datos personales:
Por lo tanto, esta es la forma más rápida y sencilla, ya que el huésped solo tiene que hacer clic en el enlace y completar la información requerida.
Sin embargo, esto no siempre es posible, por lo que también hemos introducido un check-in online donde se requiere la autenticación de los huéspedes antes de que puedan continuar. Discutiremos esto en la sección a continuación.
Check-in Online con registro de usuario
Si deseas enviar el enlace de check-in para las reservas provenientes de Booking.com, deberás utilizar esta clave. Por razones de seguridad, Booking.com "rompe" nuestro enlace de check-in para que no se pueda hacer clic en él. Para evitar esto, es necesario hacer que el enlace sea más seguro al requerir que el huésped ingrese datos "únicos". Por esta razón, ZaK no puede completar previamente los parámetros requeridos, sino que debe ingresarlos el propio usuario.
Por lo tanto, si utilizas esta clave con registro, cuando el huésped haga clic en el enlace, primero deberá autenticarse completando los siguientes campos, y luego podrá acceder al check-in online:
Te recordamos que ZaK no verifica la precisión de todos estos campos, sino que solo intenta comprender si el cliente es real. Por ejemplo, el huésped puede cometer un error al ingresar el nombre, pero si el código de reserva y el correo electrónico son correctos, podrá continuar de todos modos.
Todos estos datos están incluidos en el correo electrónico que se envía, por lo que el huésped puede recuperarlos fácilmente. Por ello te recomendamos que también incluyas el código de reserva (p. ej. AS-0034) en la plantilla que le envíes al huésped, para que él también pueda encontrar esta información.
Una vez que la plantilla con el enlace de check-in esté lista, puedes elegir si enviarla manualmente o habilitar el envío automático.
Enviar la plantilla manualmente
Si quieres hacerlo manualmente, debes acceder al detalle de la reserva y dirigirte a la sección COMUNICACIÓN. Aquí, haz clic en el icono del sobre para enviar un email al huésped:
Ahora, en "Plantilla", elige el mensaje que deseas enviar (por supuesto, el que tenga el enlace de check-in) y haz clic en ENVIAR:
Enviar la plantilla automáticamente
Si por el contrario, prefieres que ZaK se encargue de todo, puedes habilitar el envío automático desde la siguiente sección, con la ayuda de la documentación relacionada:
De esta manera, cuando se cree una reserva como confirmada, ZaK enviará la plantilla indicada, incluido el enlace de check-in.
Si lo prefieres, también puedes utilizar dos plantillas diferentes:
- Una plantilla con la clave CON registro para ser enviada solo para las reservas provenientes de las OTAs (icono naranja), para resolver el problema de Booking.com.
- Otra plantilla con la clave SIN registro para ser enviada a todas las reservas que no provengan de las OTAs (iconos rosa y celeste), para que no se les pida que se autentiquen.
También puedes crear una plantilla específica para solicitar el check-in online y habilitar su envío, por ejemplo, 3 días antes de la llegada:
La plantilla de reserva confirmada es la más utilizada, pero puedes personalizar los mensajes como desees y elegir cuándo deben ser enviados a tus huéspedes.
Qué revisar en caso de problemas
- Uso de navegadores menos populares (excepto Chrome, Firefox, Safari, Edge)
- Actualización del navegador a realizar
- Problemas de conexión wifi
- Problemas de conexión 4G
- Necesita borrar la memoria caché y las cookies en su navegador
- Asegúrate de que el huésped haya ingresado al país de acuerdo con el idioma del check-in online. Por ejemplo, si ha configurado su check-in en línea en inglés e ingresa España como país, esto podría causar problemas.
- La ciudad debe ingresarse en el idioma que se habla en el país elegido. Por ejemplo, si el huésped ha ingresado al país España, entonces en la ciudad tendrá que escribir "Barçelona" y no "Barcelona".