Una agencia proporciona reservas para propiedades de alojamiento. Puede ser tanto una OTA (como Booking.com), como una agencia de viajes, una asociación, etc.
Es útil definir las reservas según su agencia de origen. De esta forma, reconocerás de un vistazo si la reserva ha ingresado a través de una agencia, sin mencionar la utilidad de los datos estadísticos para poder evaluar la productividad de cada una de las agencias con las cuales trabajas.↳ Enlace directo: Zak > Base de Datos > Agencias
1- Cómo agregar una nueva Agencia
Portales de reserva
Si utilizas el servicio de Channel Manager, cuando recibas la primera reserva desde una OTA, el sistema automáticamente creará la Agencia correspondiente (por ej. Booking.com). Posteriormente, cada reserva que ingrese desde una OTA, será automáticamente asociada a su agencia correspondiente.
☞ Documentación: Channel Manager
También puedes crear agencias manualmente si no corresponden a portales conectados a tu Channel Manager. En este caso, por supuesto, deberás asignarlas manualmente desde el detalle de la reserva. A cada agencia se le asigna un color (personalizable), de manera que en el Planner/zView las reservas quedan resaltadas con el color específico de la agencia.
Para crear una nueva agencia, simplemente haz clic en el botón NUEVA AGENCIA y luego define los detalles.
☞ Documentación: Cómo asignar colores a la reservas
☞ Documentación: El Planner
Además del color, también es posible configurar información sobre esa agencia, detalles de facturación, IVA, comisiones y cualquier nota.
NOTA: Sobre las comisiones, no se agregarán (o descontarán) automáticamente al emitir una factura, es solo una sección donde puedes ingresar esta información como un recordatorio para tí.
Junto a DETALLES , encontrarás otras 4 secciones dedicadas a cada agencia:
- SALDO: historial de todas las reservas recibidas por esa agencia, con los datos específicos (habitaciones, total, impago, servicios, etc.)
- PAGOS PROGRAMADOS: pagos registrados con una fecha futura, aún por pagar
- ÚLTIMAS RESERVAS: reservas más recientes recibidas por esa agencia en los últimos 3 meses
- CLIENTES: clientes de reservas recientes de ese corporativo
2. Cómo asignar una Agencia a una reserva
Puedes asignar una agencia a una reserva al crear una nueva reserva en YouBook haciendo clic en el lápiz junto a "Resumen de la reserva":
☞ Documentación: ZaK - YouBook: cómo crear reservas manualmente
En caso de que desees asociar una Agencia en un momento posterior, podrás hacerlo desde el detalle de la Reserva, haciendo clic en el icono en la sección de Resumen:
Finalmente, al emitir una factura por una reserva, podrás elegir el titular de la factura: un huésped o una agencia. Podrás elegir una agencia ya registrada o incluso ingresar una nueva.
☞ Documentación: ZaK FAQ - ¿Cómo emitir una factura?